Pedidos a proveedores

Registrar los pedidos en nuestro sistema implica ventajas: tenemos constancia de que lo hemos realizado y, una vez recibido el pedido, podemos darle entrada de forma rápida para añadir ese stock y tenerlo disponible para la venta.

Podemos realizar pedidos de forma manual y también de forma automática.

En cualquier caso, habrá que realizar una entrada de almacén para que el stock se sume al que teníamos.

Gestor de pedidos

La introducción de pedidos se hace en desde nuestro Administrador Avanzado en Compras > Pedidos.

En la pantalla que se abre se muestran todos los pedidos que se han realizado. Desde aquí se pueden añadir pedidos de forma manual, confirmar pedidos automáticos (si están configurados) y tenemos filtros para buscar y consultar los pedidos a proveedor.

Información guardada en el pedido

Los datos del pedido que se muestran son:

• Número de pedido. El sistema por defecto asigna un formato de pedido (máscara) PP-{000000}-{dd}/{mm}/{yy}, donde PP son las letras que irán delante del número correlativo y del día, mes y año. (Por ejemplo PP-7-02/06/16)

• Proveedor. Para realizar un pedido, los proveedores han de estar previamente registrados.

• Almacén solicitado. El almacén para el que se piden los artículos (podemos tener más de un almacén)

• Usuario que realizó el pedido.

• Fecha de entrada. Esta fecha se corresponde con la de creación del pedido.

• Fecha aproximada de entrega. Es la fecha sobre la que debería llegar el pedido.

• Ver líneas. Pulsando en esta opción, se muestran los detalles del pedido. Desde aquí se puede mandar el pedido por email al proveedor. Para ello, lógicamente, el campo email debe estar relleno en la ficha de los datos del proveedor. Esta es la ventana que muestra este botón:

• Estado. Proporciona un control del punto en que se encuentra el pedido. El estado de los pedidos se configura en Administración - Gestor de estados del pedido, salvo los estados Sin verificar y Parcial que los genera automáticamente la aplicación.

Cuando se realice la entrada del pedido en Compras > Entradas, el estado del pedido cambiará en la pantalla de Pedidos automáticamente.

Añadir pedido

Para introducir un pedido a proveedor manualmente hay que pulsar en el botón Añadir.

Se abre la pantalla Pedidos > Añadir pedido.

En ella hay que indicar:

• Almacén solicitante. Al pulsar en el desplegable se muestran los almacenes disponibles.

• Fecha aproximada de entrega. Haciendo click en el botón calendario se abre una ventana en la que se puede seleccionar la fecha que corresponda.

• Identificador externo. Este campo se rellena con el número de pedido que le asigne el proveedor o cualquier otro identificador que se considere útil para realizar el seguimiento del pedido.

• Proveedor. Al pulsar en el desplegable aparece una lista de los proveedores que están dados de alta en la aplicación. En el caso de que no aparezca en el listado, habría que darlo de alta en Compras > Proveedores.

Añadir productos.

Podemos hacerlo a través de fichero, como en las Entradas o bien manualmente. Para añadir las líneas de pedido, escribimos el código de barras del artículo. Al pulsar Intro se rellenará el nombre del artículo y los demás datos automáticamente.

En cantidad solicitada se indica la cantidad deseada y se pulsa en Intro o en el icono del + para introducir una línea nueva.

Una vez introducida una línea de pedido, solo se puede modificar la cantidad o borrar la línea entera. Para modificar la cantidad de algún producto, basta con pulsar sobre la cantidad para que la celda permita hacer el cambio. Después se pulsa Intro.

Para borrar alguna línea del pedido, se marca el check que está a la derecha del número de línea y se pulsa en el icono de la papelera.

Una vez se ha comprobado que el pedido está relleno, se pulsa en el icono Aplicar para guardar los datos y volver a la pantalla de Pedidos.

Pedidos automáticos

Cuando el producto tiene asignado un proveedor y alcanza el stock mínimo, un pedido automático es generado.

Para revisarlos y que se convierta en un pedido susceptible de efectuarse, entramos en la sección de pedidos, donde habrá aparecido un nuevo botón "Pedidos automáticos (número de pedidos automáticos)".

A continuación, explicamos el proceso de forma detallada.

Configuración de pedidos automáticos

Para configurar los pedidos automáticos hay que acceder a la ficha del producto. Pulsando en Catalogo > Productos se pueden consultar todos los artículos dados de alta. Para acceder a los datos del producto hay que hacer clic en su nombre. Se abrirá el Gestor de productos: Editar producto. Es necesario que estén configurados, tanto un proveedor como el stock mínimo y stock pedidos.

Proveedor

En la pestaña Proveedor, seleccionamos un proveedor de la lista. Si fuera uno nuevo, cerraríamos la ventana de editar producto, añadiríamos el proveedor en Compras > Proveedores y después volveríamos a editar el producto, seleccionar proveedor y guardar cambios.

Stock mínimo y stock pedidos

En la pestaña Asignación a tiendas se configuran las opciones de stock para el producto.

Para que se lance un pedido automático de un artículo se han de indicar un Stock Mínimo y un Stock de pedido en su ficha. Cuando se alcance el stock mínimo para ese producto se generará una orden automática de pedido con la cantidad indicada en el Stock de pedido.

En este ejemplo, cuando el stock baje de 3 a 1, se generará un pedido automático de 2 unidades.

¿Cómo veo los pedidos automáticos?

Cuando el stock del producto sea inferior al stock mínimo y se acceda a Compras > Pedidos aparecerá el botón Pedidos automáticos con un número entre paréntesis que indica el número de pedidos automáticos que se han generado.

Pulsando en este botón los pedidos automáticos pasarán a la pantalla de Pedidos. Su estado aparecerá como Sin verificar.

Si se pulsa en su estado, se abre la pantalla de Pedidos automáticos. Aquí se puede modificar la cantidad o eliminar líneas del pedido pulsando en el icono del la papelera que hay al final de la línea de pedido. Si todo es correcto se pulsa en Guardar pedido.

En la pantalla de Pedido se mostrará un mensaje que informa sobre el resultado del cambio.

El estado para este pedido ahora aparecerá como Pedido Pendiente y más adelante, cuando se haga la entrada correspondiente, su estado pasará a Pedido confirmado.

Al volver a la pantalla de Pedidos puede continuar activo el botón de Pedidos automáticos. Esto se debe a que se van a generar tantos pedidos automáticos como sean necesarios para alcanzar el Stock mínimo del producto, cada uno con la cantidad indicada en Stock pedidos. Seguirá activo hasta que no se haga la entrada correspondiente de cada pedido, salvo que durante la verificación del pedido se indique una cantidad igual o superior a la cantidad restante que queda para alcanzar el stock mínimo de producto.

Agrupar pedidos

Cuando hay dos o más pedidos cuyo estado es Sin verificar y tienen el mismo proveedor, la aplicación da la opción de agruparlos. Al acceder a Compras > Pedidos aparecerá el botón Agrupar pedidos.

Si se pulsa en él, se unirán todos los pedidos que cumplan los requisitos en uno solo independientemente de los que se hayan marcado activando el check de la línea de pedido.

Se mostrará un mensaje que indica el número de pedidos que se agrupan.

En la Pantalla de Pedidos se mostrará un nuevo pedido cuyas líneas están formadas por las de los pedidos que cumplan las condiciones.

Los pedidos individuales que se han incluido habrán sido eliminados, se habrá creado un nuevo pedido con todos los productos y el estado del pedido se mantiene como Sin verificar.

Buscar pedidos

En la pantalla de Pedidos se muestran todos los pedidos realizados. Para facilitar su consulta, la aplicación permite realizar búsquedas de pedidos aplicando filtros. Para ello hay que rellenar los campos siguientes:

Número de pedido. En Fecha aproximada de entrega, pulsando en los iconos de calendario, se puede indicar una fecha en concreto o un rango de fechas.También se puede filtrar por tienda y/o por el estado del pedido seleccionándolo en su respectivo desplegable. El filtro se aplica pulsando en el botón Buscar. Para que se muestren otra vez todos los pedidos se pulsa en el botón Limpiar.

Modificación de pedidos

Para realizar algún cambio en algún pedido, por ejemplo añadir una fecha aproximada de entrada, cambiar el proveedor, añadir más productos o modificar cualquier dato del pedido, se pulsa en el número de pedido del pedido. Se abrirá la pantalla Pedidos > Añadir pedido

en la que se realizarán los cambios correspondientes. Para guardar los cambios se pulsa en Aplicar.

Informes

• Pedidos pendientes a proveedor

Envío de correo al proveedor

Una vez tenemos hecho el pedido, pulsamos en Ver líneas.

En los detalles del pedido, veremos que hay un botón arriba a la derecha en el que pone E-Mail.

Cuando pulsamos ahí, y tenemos configurado el servidor en nuestra plataforma y el proveedor tiene una dirección de correo correcta en su ficha, el sistema envía un correo al proveedor informándole de nuestro pedido.

Para la configuración de proveedores, os invitamos a que consultéis la sección:

• Proveedores

Recepción del pedido

Una vez llega la mercancía, sin realizar ningún cambio en el estado del pedido, que habrá de permanecer como "Pendiente", realizamos una entrada de almacén.