Suscripciones

En ciertas situaciones, es posible que nos interese tener un servicio que se venda y facture de forma recurrente; una suscripción mensual, por ejemplo, a un tratamiento de estética, revisión medica, vacunación, etc.

En estos casos podría ser útil la funcionalidad de suscripciones y el informe que genera para registrar los clientes y sus cuentas en el sistema bancario / contable, ajeno a TPVenlaNUBE, que utilicéis.

Para ello tenemos que seguir los siguientes pasos:

Activar las suscripciones

I. Ir a los ajustes de tienda del administrador avanzado para habilitar esta funcionalidad.

Tienda > Editar tienda > pestaña TPV > sección Suscripciones > Permitir suscripciones: activar + configurar > Guardar cambios

Si tuviéramos más de una tienda, debemos ir seleccionando tienda a tienda y realizar los pasos arriba indicados.

Esta funcionalidad conlleva la adquisición de una nueva terminal por cada tienda.

Configurar acreedor en la tienda

Cuando marcamos Permitir suscripciones, aparece una Configuración para los datos del acreedor.

Es necesario que tanto el SEPA como el IBAN sean verdaderos para que funcionen correctamente las remesas.

Es importante comprobar que todos los datos son correctos, ya que en caso contrario, las remesas no se generarían correctamente.

Configurar IBAN en los clientes

En la ficha del cliente, tanto en el administrador avanzado como en el TPV, tenemos el campo IBAN.

Para que las remesas se generen correctamente, es importante que el IBAN sea verdadero y este correctamente escrito.

Crear servicios para generar las remesas

Para generar las remesas, es necesario dar Alta de servicios ficticios que van a servir para cobrar la suscripción anual o mensualmente.

Si es una suscripción anual, probablemente nos sea beneficioso crear dos servicios diferentes: uno con el precio que vamos a cobrar si pagan mensualmente y otro con el precio del pago único anual. Este servicio habrá de estar asignado a todas las tiendas que tienen las suscripciones activadas en la pestaña Asignación a tiendas de la ficha del servicio.

En una suscripción vamos a generar remesas para pasar un cobro anual y otro mensual, dependiendo si el cliente quiere pagar anualmente, con lo que conseguirá un descuento, o mensualmente.

Los dos servicios que crearíamos tendrían un nombre indicativo del cobro que vamos a indicar a nuestra entidad bancaria.

Ejemplos: creamos dos tipos de pagos, según si pagan mensual o anualmente. Si pagan mensualmente, su precio serán 20 y si es anual: 200.

El sistema, automáticamente, a través de nuestras nuevas terminales virtuales, crearán los tickets de todos los clientes suscritos.

Crear bonos para las suscripciones

Aquí tenéis cómo crearlos: Bonos.

En la pestaña Asignación a tiendas, marcaremos todas en las que tengamos suscripciones.

Para las suscripciones, es necesario tener bonos que asignaremos al cliente suscrito para que, cuando llegue a nuestra tienda, pueda adquirir los servicios.

En las suscripciones, posteriormente, podemos configurar para que el bono se renueve mensual o anualmente.

• • Lo recomendable es, en caso de una tarifa plana, crear el bono con un elevado numero de servicios incluidos en el bono).

  • La caducidad es obligatoria en la creación de un bono y debemos anotar algo en ese campo. Sin embargo, es una información irrelevante para las suscripciones. Ya que se generará un nuevo bono el día uno del mes siguiente o el primer día del año siguiente a la asignación de la suscripción al cliente. Según configuremos la suscripción.

• El precio es irrelevante para los clientes que se suscriban. Sólo es importante si vendemos ese bono también a clientes que lo compren individualmente.

Ejemplo:

Crear las suscripciones

Para ello, en nuestro administrador avanzado vamos a:

Catálogo > Suscripciones > Suscripciones a servicios

1. Pulsamos el botón Nuevo.

2. En el formulario de nueva suscripción, anotamos:

• • Nombre. El nombre de la suscripción. Suscripción anual, por ejemplo.

  • Precio informativo. Es un texto que aparecerá en el TPV y los informes. 200€ / año, por ejemplo.

  • Bono a generar. Seleccionamos el bono objeto de la suscripción: pulsamos el botón Seleccione un bono y veremos que aparece una ventana con todos los bonos que existen, donde podemos buscar el que nos interese. En nuestro caso, seleccionamos el Bono de suscripción.

  • Periodo de generación de bonos. Elegimos la periodicidad en la que queremos se regenere el bono: mensual o anualmente. En nuestro caso, seleccionamos Mensual porque queremos que cada mes el cliente vuelva a tener todos los servicios del bono disponibles para gastar.

  • Servicio a incluir en Tickets. Elegimos el servicio ficticio para generar las remesas.

  • Periodo de Generación de Tickets. Elegimos la periodicidad en la que generar las remesas. En nuestro ejemplo, seleccionamos Anual porque este cobro tiene un precio inferior por cobrarlo anualmente.

• Una vez lo tenemos a nuestro gusto, pulsamos Guardar & Cerrar.

Y ya podemos suscribir a los clientes.

Para el pago mensual, crearemos otra suscripción.

Las diferencias con respecto a la anual serían:

• • Nombre

  • Precio informativo

  • Servicio a incluir en tickets

  • Periodo de generación de tickets

En nuestro ejemplo:

Ya tendríamos las dos suscripciones, según periodicidad de pago:

Asignar suscripción a cliente

En cuanto hemos creado la suscripción, observaremos que en la edición de cliente del TPV aparecerá una nueva pestaña: Suscripciones.

En el selector de la izquierda (Elegir...), veremos todas las suscripciones que tenemos publicadas.

Seleccionamos la que quiere el cliente y pulsamos Añadir suscripción.

Esto hará que aparezca en la parte inferior los datos de nuestra suscripción y opciones de acciones (añadir nota, pausar y dar de baja).

En el desplegable Ver bono, vemos: el número del bono, la fecha de inicio y fin de la generación de bono, el nombre del servicio o servicios del bono y número de servicios totales, usados y los que restan.

Cuando el cliente usa el bono de la suscripción para pagar el servicio, iremos viendo los números de ticket y las fechas.

Acciones de suscripciones

Disponemos de las siguientes acciones en las suscripciones de un cliente:

• • Añadir una nota

  • Pausar

  • Dar de baja

En caso de cancelación o impago por parte del cliente, vamos a la suscripción y la pausamos, pulsando el botón con el icono de pausa.

O bien la damos de baja, pulsando el icono de la papelera.

Si pausamos, aparecerá el texto Pausado en la columna Estado.

Y si damos de baja, desaparecerá del listado.

Y en el filtro de Estado del informe de suscripciones (siguiente epígrafe), aparecerán donde les corresponde.

Informe de suscripciones

En el momento de la suscripción del cliente es conveniente consultar el Informe de suscripciones activas de cara a utilizar esos datos en vuestro sistema bancario / contable externo a TPVenlaNUBE y poder generar la suscripción recurrente (y generar las remesas) correspondientes.

Encontramos el filtro Filtrar por estado, que es un selector múltiple para consultar las suscripciones activas, pausadas y/o desactivadas.

• • La posibilidad de exportar la remesa en formato XML. Esto lo conseguimos:

    1. Seleccionando la tienda en el filtro de la parte superior derecha

    2. Marcando el check a la izquierda del nombre del cliente y

    3. Pulsando el botón Exportar, en la esquina superior derecha de la página.

    4. Se descargará un archivo con formato .XML en nuestro equipo, que será lo que haremos llegar a nuestra entidad bancaria.

• • Descargar la remesa que ya exportamos en el pasado.

Los tickets se irán generando automáticamente en nuestra nueva terminal virtual.

Si queremos generar una factura completa a nuestro cliente, debemos seguir las indicaciones de la página Factura completa.