Cuando recibimos stock de productos, registraremos la entrada de dicho stock en nuestro sistema y aumentará la cantidad que podemos vender.
Para hacer esto, usaremos el Gestor de entradas de almacén desde el cual añadimos, consultamos las entradas de stock y generamos etiquetas (códigos de barras) de entradas ya realizadas .
Para ello iremos a nuestro administrador avanzado y desde el panel de control:
Compras > Entradas
Una vez en el gestor de entradas de almacén, pulsamos el botón Añadir:
y nos aparece la siguiente pantalla:
Como vemos, podemos crear entradas de stock de tres maneras:
1. Desde el pedido que hemos realizado a nuestro proveedor.
2. Desde un archivo que contenga los códigos de barras (o códigos y cantidad)
3. Haciendo las entradas una a una.
Cuando, tras realizar un pedido en el sistema, nos llega la mercancía, podemos dar entrada automáticamente de la siguiente forma:
En la parte superior derecha del formulario de entrada de almacén, seleccionamos el proveedor con un pedido que tiene en estado Pendiente 1 .
Es imprescindible que el estado de un pedido esté en Pendiente para realizar la entrada.
Pulsamos en Buscar 2 .
Aparecerán los pedidos pendientes que tiene ese proveedor a la derecha 3 .
Seleccionamos el pedido que acaba de llegarnos y comprobaremos que se añaden las líneas en la parte inferior 4 .
Tras ello, pulsamos en Aplicar 5 y el nuevo stock pasará a formar parte de nuestro inventario.
Podemos registrar la entrada de productos que ya teníamos en nuestro sistema a través de un archivo .TXT: archivo de texto sin formato.
Creamos este tipo de archivo en un editor de texto simple como pueden ser: Bloc de notas, Notepad, TextEdit...
La escritura en este archivo de texto la podemos hacer a través de un teclado o con la ayuda de un lector de código de barras.
Hay dos formatos que admite la entrada de almacén y que hemos de elegir de forma previa antes de subir nuestro archivo:
Sólo códigos de barras.
Código de barras y cantidad.
Para generar este fichero, escribid vuestra entrada en cualquiera de los dos formatos que indicamos.
Archivo con sólo códigos de barras
El archivo (ejemplo "archivo.txt") tendría esta estructura:
216473245614
8413236501997
Cada uno de los códigos de barras estará seguido por un salto de línea, menos en el último.
Los pasos que seguimos son:
Seleccionamos la opción (sólo código de barras)
Buscamos el archivo en nuestro ordenador
Subimos el archivo
Observamos las líneas que se generan (las cantidades correctas habría que aplicarlas manualmente)
Aplicamos: el stock habrá aumentado en nuestro catálogo
Archivo con códigos de barras y cantidad
El archivo (ejemplo "codigodebarrasycantidad.txt") sería así:
216473245614,2
8413236501997,3
Cada uno de los códigos de barras estará seguido por una coma, el número de unidades y un salto de línea, menos en el último.
Al igual que en el caso anterior, los pasos que seguimos son:
Seleccionamos la opción (código de barras y cantidad)
Buscamos el archivo .txt en nuestro ordenador
Subimos el archivo a nuestro sistema
Observamos las líneas que se generan (esta vez con las cantidades diferentes de 1)
Aplicamos: el stock habrá aumentado en nuestro catálogo
En el formulario de la entrada tenemos el campo Cantidad bonificable.
Ahí anotaremos lo que no estaba previsto en el pedido pero que añadimos a nuestro stock.
Es muy útil en los casos en los cuales los proveedores nos regalan unas unidades extras que entran en nuestro stock.
IMPORTANTE: Para mayor seguridad, por si hubiera un corte de luz, de red, caducidad de sesión o cualquier otra contingencia, recomendamos realizar las entradas a través de archivo .txt como se explica más adelante. Podemos registrar la entrada de productos uno a uno poniendo el código de barras, (tanto si el producto ya existe como si es nuevo en nuestro almacén) bien tecleando dicho código o bien usando el lector de código de barras (recomendado)
Producto ya existente en nuestro inventario
1. Con la ayuda del lector de código de barras o bien a través del teclado, ponemos el código de barras de nuestro producto y pulsamos Intro. El campo nombre, precio última compra se completarán automáticamente.
2. Escribimos la cantidad.
3. Si queremos añadir más productos, pulsamos +
4. Cuando pulsamos Aplicar, el stock se sumará al que teníamos.
Producto nuevo (no existe en nuestro inventario)
Cuando escribimos un código de barras que no existe y pulsamos Intro, el sistema nos avisa de que no encuentra el producto y nos ofrece crear el producto en ese momento. Para hacerlo, pulsamos OK
Cuando pulsamos en OK, aparece un formulario de nuevo producto; en el que rellenaremos el nombre, stock, PVP y categoría.
Rellenamos la información del formulario y pulsamos en Guardar. Una vez guardado y cerrado, aparecerá en el formulario de entrada de almacén y procederemos como con cualquier otra entrada.
Si nuestro producto tuviera atributos, marcamos el check Tiene atributos y seleccionamos sus valores. Se generarán de forma automática.
Tras pulsar Guardar, veremos una tabla para anotar la cantidad de cada combinación.
Pulsamos OK y veremos que se añaden las filas de las combinaciones a las que ponemos cantidad.
Y procedemos con nuestra entrada normalmente.
Cuando pulsemos Aplicar, aparte de ofrecernos generar las etiquetas, sumará el stock de los productos que ya teníamos y creará los nuevos productos con su stock.