Entradas de almacén

Cuando recibimos stock de productos, registraremos la entrada de dicho stock en nuestro sistema y aumentará la cantidad que podemos vender.

Para hacer esto, usaremos el Gestor de entradas de almacén desde el cual añadimos, consultamos las entradas de stock y generamos etiquetas (códigos de barras) de entradas ya realizadas .

Para ello iremos a nuestro administrador avanzado y desde el panel de control:

Compras > Entradas

Entrada de stock

Una vez en el gestor de entradas de almacén, pulsamos el botón Añadir:

y nos aparece la siguiente pantalla:

Como vemos, podemos crear entradas de stock de tres maneras:

1. Desde el pedido que hemos realizado a nuestro proveedor.

2. Desde un archivo que contenga los códigos de barras (o códigos y cantidad)

3. Haciendo las entradas una a una.

Dar entrada a un pedido realizado a un proveedor

Cuando, tras realizar un pedido en el sistema, nos llega la mercancía, podemos dar entrada automáticamente de la siguiente forma:

En la parte superior derecha del formulario de entrada de almacén, seleccionamos el proveedor con un pedido que tiene en estado Pendiente 1 .

Es imprescindible que el estado de un pedido esté en Pendiente para realizar la entrada.

Pulsamos en Buscar 2 .

Aparecerán los pedidos pendientes que tiene ese proveedor a la derecha 3 .

Seleccionamos el pedido que acaba de llegarnos y comprobaremos que se añaden las líneas en la parte inferior 4 .

Tras ello, pulsamos en Aplicar 5 y el nuevo stock pasará a formar parte de nuestro inventario.

Desde archivo

Podemos registrar la entrada de productos que ya teníamos en nuestro sistema a través de un archivo .TXT: archivo de texto sin formato.

Creamos este tipo de archivo en un editor de texto simple como pueden ser: Bloc de notas, Notepad, TextEdit...

La escritura en este archivo de texto la podemos hacer a través de un teclado o con la ayuda de un lector de código de barras.

Hay dos formatos que admite la entrada de almacén y que hemos de elegir de forma previa antes de subir nuestro archivo:

• Sólo códigos de barras.

• Código de barras y cantidad.

Para generar este fichero, escribid vuestra entrada en cualquiera de los dos formatos que indicamos.

Archivo con sólo códigos de barras

El archivo (ejemplo "archivo.txt") tendría esta estructura:

216473245614

8413236501997

Cada uno de los códigos de barras estará seguido por un salto de línea, menos en el último.

1. Los pasos que seguimos son:

2. Seleccionamos la opción (sólo código de barras)

3. Buscamos el archivo en nuestro ordenador

4. Subimos el archivo

5. Observamos las líneas que se generan (las cantidades correctas habría que aplicarlas manualmente)

6. Aplicamos: el stock habrá aumentado en nuestro catálogo

Archivo con códigos de barras y cantidad

El archivo (ejemplo "codigodebarrasycantidad.txt") sería así:

216473245614,2

8413236501997,3

Cada uno de los códigos de barras estará seguido por una coma, el número de unidades y un salto de línea, menos en el último.

1. Al igual que en el caso anterior, los pasos que seguimos son:

2. Seleccionamos la opción (código de barras y cantidad)

3. Buscamos el archivo .txt en nuestro ordenador

4. Subimos el archivo a nuestro sistema

5. Observamos las líneas que se generan (esta vez con las cantidades diferentes de 1)

6. Aplicamos: el stock habrá aumentado en nuestro catálogo

Cantidad bonificable

En el formulario de la entrada tenemos el campo Cantidad bonificable.

Ahí anotaremos lo que no estaba previsto en el pedido pero que añadimos a nuestro stock.

Es muy útil en los casos en los cuales los proveedores nos regalan unas unidades extras que entran en nuestro stock.

Entradas de almacén manualmente una a una

IMPORTANTE: Para mayor seguridad, por si hubiera un corte de luz, de red, caducidad de sesión o cualquier otra contingencia, recomendamos realizar las entradas a través de archivo .txt como se explica más adelante. Podemos registrar la entrada de productos uno a uno poniendo el código de barras, (tanto si el producto ya existe como si es nuevo en nuestro almacén) bien tecleando dicho código o bien usando el lector de código de barras (recomendado)

Producto ya existente en nuestro inventario

1. Con la ayuda del lector de código de barras o bien a través del teclado, ponemos el código de barras de nuestro producto y pulsamos Intro. El campo nombre, precio última compra se completarán automáticamente.

2. Escribimos la cantidad.

3. Si queremos añadir más productos, pulsamos +

4. Cuando pulsamos Aplicar, el stock se sumará al que teníamos.

Producto nuevo (no existe en nuestro inventario)

Cuando escribimos un código de barras que no existe y pulsamos Intro, el sistema nos avisa de que no encuentra el producto y nos ofrece crear el producto en ese momento. Para hacerlo, pulsamos OK

Cuando pulsamos en OK, aparece un formulario de nuevo producto; en el que rellenaremos el nombre, stock, PVP y categoría.

Rellenamos la información del formulario y pulsamos en Guardar. Una vez guardado y cerrado, aparecerá en el formulario de entrada de almacén y procederemos como con cualquier otra entrada.

Si nuestro producto tuviera atributos, marcamos el check Tiene atributos y seleccionamos sus valores. Se generarán de forma automática.

Tras pulsar Guardar, veremos una tabla para anotar la cantidad de cada combinación.

Pulsamos OK y veremos que se añaden las filas de las combinaciones a las que ponemos cantidad.

Y procedemos con nuestra entrada normalmente.

Cuando pulsemos Aplicar, aparte de ofrecernos generar las etiquetas, sumará el stock de los productos que ya teníamos y creará los nuevos productos con su stock.