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Pedidos a proveedores

Registrar los pedidos en nuestro sistema implica ventajas: tenemos constancia de que lo hemos realizado y, una vez recibido el pedido, podemos darle entrada de forma rápida para añadir ese stock y tenerlo disponible para la venta.

Podemos realizar pedidos de forma manual y también de forma automática.

En cualquier caso, habrá que realizar una entrada de almacén para que el stock se sume al que teníamos.


Gestor de pedidos


La introducción de pedidos se hace en desde nuestro Administrador Avanzado en Compras > Pedidos.





En la pantalla que se abre se muestran todos los pedidos que se han realizado. Desde aquí se pueden añadir pedidos de forma manual , pedidos automáticos, agrupar pedidos automáticos, añadir con atributos, buscar y consultar los pedidos a proveedor.


Información guardada en el pedido

Los datos del pedido que se muestran son: 
  • Número de pedido. El sistema por defecto asigna un formato de pedido (máscaraPP-{000000}-{dd}/{mm}/{yy}, donde PP son las letras que irán delante del número correlativo y del día, mes y año. (Por ejemplo PP-7-02/06/16)
  • Proveedor. Para realizar un pedido, los proveedores han de estar previamente registrados.
  • Almacén solicitado. El almacén para el que se piden los artículos (podemos tener más de un almacén)
  • Usuario que realizó el pedido.
  • Fecha de entrada. Esta fecha se corresponde con la de creación del pedido.
  • Fecha aproximada de entrega. Es la fecha sobre la que debería llegar el pedido.
  • Ver líneas. Pulsando en esta opción, se muestran los detalles del pedido. Desde aquí se puede mandar el pedido por email al proveedor. Para ello, lógicamente, el campo email debe estar relleno en la ficha de los datos del proveedor. Esta es la ventana que muestra este botón:


  • Estado. Proporciona un control del punto en que se encuentra el pedido. El estado de los pedidos se configura en Administración - Gestor de estados del pedido, salvo los estados Sin verificar y Parcial que los genera automáticamente la aplicación. 
Cuando se realice la entrada del pedido en Compras > Entradas, el estado del pedido cambiará en la pantalla de Pedidos automáticamente. 

Añadir pedidos manualmente

Productos sin atributos

Para introducir un pedido a proveedor manualmente hay que pulsar en el botón Añadir.
Se abre la pantalla Pedidos > Añadir pedido.




En ella hay que indicar:
  • Almacén solicitante. Al pulsar en el desplegable se muestran los almacenes disponibles.






  • Fecha aproximada de entrega. Haciendo click en el botón calendario se abre una ventana en la que se puede seleccionar la fecha que corresponda.



  • Identificador externo. Este campo se rellena con el número de pedido que le asigne el proveedor o cualquier otro identificador que se considere útil para realizar el seguimiento del pedido.
  • Proveedor. Al pulsar en el desplegable aparece una lista de los proveedores que están dados de alta en la aplicación. 



  • En el caso de que no aparezca en el listado, habría que darlo de alta en Compras > Proveedores.
  • Añadir productos. Para añadir las líneas de pedido, se introduce el código de barras del artículo o el SKU del proveedor. Al pulsar Intro se rellenará el nombre del artículo automáticamente. 





En cantidad solicitada se indica la cantidad deseada y se pulsa en Intro o en el icono del + para introducir una línea nueva.

Una vez introducida una línea de pedido, solo se puede modificar la cantidad o borrar la línea entera. Para modificar la cantidad de algún producto, basta con pulsar sobre la cantidad para que la celda permita hacer el cambio.Después se pulsa Intro.



Para borrar alguna línea del pedido, se marca el check que está a la derecha del número de línea y se pulsa en el icono -.





Una vez se ha comprobado que el pedido está relleno, se pulsa en el icono Aplicar para guardar los datos y volver a la pantalla de Pedidos.

Productos con atributos

Los atributos son las características que tiene un artículo y conforman su individualidad a la hora de su comercialización. Estos atributos pueden ser de diferentes tipos: en función a su naturaleza, utilidad, su carácter diferenciador, etc. Por ejemplo, una camiseta tiene un color, talla, diseño, marca que la diferencia de otras y posibilita su identificación en la empresa.


La aplicación permite realizar pedidos de este tipo de productos, tanto de forma manual como automática. Para ello, una vez se haya analizado el producto y decidido los atributos con los que se va a dar de alta, hay que crear el o los atributos correspondientes en Catálogo > Atributos.


Después, durante la creación del artículo en Catálogo > Productos, se realiza la asignación de atributos.





Posteriormente, para realizar el pedido se accede a Compras > Pedidos. Para crear un pedido de un artículo que tenga atributos se pulsa en Añadir con Atributos.





Se abre la pantalla de Añadir pedido con atributos.




En ella hay que indicar:

  • Almacén solicitante. Hay que seleccionar el que corresponda de entre los que se muestran al pulsar en el desplegable.
  • Fecha aproximada de entrega. Haciendo clic en el botón calendario se abre una ventana que permite seleccionar la fecha que corresponda.
  • Proveedor. Pulsando en el desplegable aparece la lista de los proveedores.
  • Añadir productos. Para introducir las líneas de producto se puede:
    • Rellenar el Cod. producto, no confundir con el código de barras, y pulsar en Buscar. Automáticamente mostrará el nombre y los atributos del artículo.
    • Tecleando el nombre del artículo en el campo Nombre. Se muestran las coincidencias del texto en el listado de todos los artículos. Se selecciona el producto y automáticamente aparecen los atributos del mismo. 




Luego, pulsando en el icono +, se abre la ventana que permite introducir las cantidades de cada producto en función de sus atributos individualmente:





No es necesario indicar una cantidad para todos los artículos. Una vez rellena, se pulsa en Aceptar. Al volver a la pantalla de Añadir pedido con atributo, aparecerán las diferentes líneas del producto con sus cantidades.





Una vez introducidas las línea de pedido, se puede modificar la cantidad o borrar la línea entera. Para modificar la cantidad del producto, basta con pulsar en el campo Cantidad solicitada y hacer el cambio. Para borrar una línea se pulsa en el cubo de basura que hay al final de la línea.


Si todo es correcto se pulsa en Aplicar, los datos se guardarán y volverá a la pantalla de Pedidos. 

Pedidos automáticos

Cuando el producto tiene asignado un proveedor y alcanza el stock mínimo, un pedido automático es generado.
Para revisarlos y que se convierta en un pedido susceptible de efectuarse, entramos en la sección de pedidos, donde habrá aparecido un nuevo botón "Pedidos automáticos (número de pedidos automáticos)".
A continuación, explicamos el proceso de forma detallada.

Configuración de pedidos automáticos para productos sin atributos

Para configurar los pedidos automáticos de productos sin atributos hay que acceder a la ficha del producto. Pulsando en Catalogo > Productos se pueden consultar todos los artículos dados de alta. Para acceder a los datos del producto hay que hacer clic en su nombre. Se abrirá el Gestor de productos : Editar producto. En la pestaña Estado se configuran las opciones de stock para el producto.





Para que se lance un pedido automático de un artículo se han de indicar un Stock Mínimo y un Stock de pedido en su ficha. Cuando se alcance el stock mínimo para ese producto se generará una orden automática de pedido con la cantidad indicada en el Stock de pedido. 

En este ejemplo, cuando el stock baje de 150 a 85, se generará un pedido automático de 40 unidades.

Obligatoriedad de proveedor


El proveedor que se registra en el pedido es el que tiene el precio de compra más bajo de entre los introducidos en la ficha del producto, si no hay ningún pedido anterior del producto.
En el caso de haber realizado un pedido del producto anteriormente, toma como proveedor a este último.





ATENCIÓN .Si se alcanza el stock mínimo de producto y no hay ningún proveedor en la ficha del producto o no se ha realizado ningún pedido previo del artículo, no se generará el pedido automático. El botón de pedido automático no se mostrará hasta que realice una de las dos acciones siguientes:

  • Indicar un proveedor en los datos del producto. Si después se abre Compras > Pedidos aparecerá el botón de pedidos automáticos.
  • Realizar un pedido de ese artículo y hacer la entrada del mismo, en cuyo caso, el proveedor se incluirá en la lista de proveedores del producto. Si la cantidad solicitada del artículo en dicho pedido no llega al stock mínimo y se abre Compras > Pedidos aparecerá el botón de pedidos automáticos.

¿Cómo veo los pedidos automáticos?

Cuando el stock del producto sea inferior al stock mínimo y se acceda a Compras > Pedidos aparecerá el botón Pedidos automáticos con un número entre paréntesis que indica el número de pedidos automáticos que se han generado.





Pulsando en este botón los pedidos automáticos pasarán a la pantalla de Pedidos. Su estado aparecerá como Sin verificar.





Si se pulsa en su estado, se abre la pantalla de Pedidos automáticos. Aquí se puede modificar la cantidad o eliminar líneas del pedido pulsando en el icono del cubo de basura que hay al final de la línea de pedido. Si todo es correcto se pulsa en Guardar pedido.





En la pantalla de Pedido se mostrará un mensaje que informa sobre el resultado del cambio.





El estado para este pedido ahora aparecerá como Pedido Pendiente y más adelante, cuando se haga la entrada correspondiente, su estado pasará a Pedido confirmado.

Al volver a la pantalla de Pedidos puede continuar activo el botón de Pedidos automáticos. Esto se debe a que se van a generar tantos pedidos automáticos como sean necesarios para alcanzar el Stock mínimo del producto, cada uno con la cantidad indicada en Stock pedidos. Seguirá activo hasta que no se haga la entrada correspondiente de cada pedido, salvo que durante la verificación del pedido se indique una cantidad igual o superior a la cantidad restante que queda para alcanzar el stock mínimo de producto.

Configuración de pedidos automáticos para productos con atributos

Para que se lance un pedido automático de un artículo con atributos, al igual que en los artículos sin atributos, hay que indicar un Stock mínimo y un Stock de pedido en la ficha del artículo.

El comportamiento es parecido al de los pedidos automáticos de artículos sin atributos. Lo que los diferencia, es que para este tipo de producto el Stock de Pedido se indica para cada producto en los Atributos del mismo:






y el Stock Mínimo se indica para todos en el Estado:




Agrupar pedidos

Cuando hay dos o más pedidos cuyo estado es Sin verificar y tienen el mismo proveedor, la aplicación da la opción de agruparlos. Al acceder a Compras > Pedidos aparecerá el botón Agrupar pedidos.





Si se pulsa en él, se unirán todos los pedidos que cumplan los requisitos en uno solo independientemente de los que se hayan marcado activando el check de la línea de pedido.
Se mostrará un mensaje que indica el número de pedidos que se agrupan.





En la Pantalla de Pedidos se mostrará un nuevo pedido cuyas líneas están formadas por las de los pedidos que cumplan las condiciones.
Los pedidos individuales que se han incluido habrán sido eliminados, se habrá creado un nuevo pedido con todos los productos y el estado del pedido se mantiene como Sin verificar.

Buscar pedidos

En la pantalla de Pedidos se muestran todos los pedidos realizados. Para facilitar su consulta, la aplicación permite realizar búsquedas de pedidos aplicando filtros. Para ello hay que rellenar los campos siguientes:





El primer campo hace una búsqueda por número de pedido. En Fecha aproximada de entrega, pulsando en los iconos de calendario, se puede indicar una fecha en concreto o un rango de fechas.También se puede filtrar por tienda y/o por el estado del pedido seleccionándolo en su respectivo desplegable. El filtro se aplica pulsando en el botón Buscar. Para que se muestren otra vez todos los pedidos se pulsa en el botón Limpiar.

Modificación de pedidos

Para realizar algún cambio en algún pedido, por ejemplo añadir una fecha aproximada de entrada, cambiar el proveedor, añadir más productos o modificar cualquier dato del pedido, se pulsa en el número de pedido del pedido. Se abrirá la pantalla Pedidos > Añadir pedido

en la que se realizarán los cambios correspondientes. Para guardar los cambios se pulsa en Aplicar.

Informes

Envío de correo al proveedor


Una vez tenemos hecho el pedido, pulsamos en Ver líneas.


En los detalles del pedido, veremos que hay un botón arriba a la derecha en el que pone E-Mail.


Cuando pulsamos ahí, y tenemos configurado el servidor en nuestra plataforma, el sistema envía un correo al proveedor informándole de nuestro pedido.
Para la configuración de proveedores, os invitamos a que consultéis la sección:

Recepción del pedido

Una vez llega la mercancía, sin realizar ningún cambio en el estado del pedido, que habrá de permanecer como "Pendiente", realizamos una entrada de almacén.